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A l’heure des bilans et de l’évaluation

Dès les premières semaines d’une nouvelle année sonne l’heure des bilans et des évaluations concernant l’année qui vient de s’écouler. Pièces capitales pour justifier auprès de nos financeurs de l’utilisation que nous avons pu faire de leurs apports, surtout, exercice fondamental de la démocratie associative et institutionnelle. C’est à partir d’eux qu’en assemblée générale, les membres de chacune de nos organisations pourront juger de la conformité de ce que nous avons fait aux décisions qu’ils ont prises lors de l’assemblée précédente et apporter éventuellement les inflexions nécessaires. Mais comment s’y prendre ?

Pour un certain nombre d’associations voire de centres communaux d’action sociale, principalement celles et ceux qui sont importantes en nombre de salariés voire de bénévoles, ce que nous allons dire pourra leur paraître évident. Elles doivent en effet leur survie à leurs capacités constantes d’évaluation. A y regarder de plus près cependant, on peut être parfois étonné de constater que certains systèmes d’observation et d’évaluation qui n’ont jamais été eux-mêmes réinterrogés ne permettent plus une réelle évaluation.

Rassembler les résultats de nos observations

Evaluer, ce n’est pas faire dans le sentiment. Souvent nous avons des impressions, des sentiments ou des « on dit » sur l’activité de son association. Voire nous réagissons à des images ou à des représentations vagues que nous n’avons pas le temps de vérifier. Convenons que ce n’est pas sur cette matière que nous pouvons construire une véritable évaluation.

Pour décrire avec une certaine objectivité les activités de son association, il est donc indispensable d’avoir des instruments d’observation rigoureux, le plus souvent chiffrés : participants aux activités, fréquence de participation, descriptifs des participants, objet de l’activité, etc.

Mais une observation se construit en début d’exercice et non quand arrive le moment du bilan. C’est en début d’année qu’il convient en effet de décider de ce qu’on va vouloir observer et de la façon dont on va s’y prendre. Après, ce n’est pas impossible de le faire. Mais cela prend beaucoup plus de temps.

Lorsque nous avons construit avec plusieurs associations les observations sur l’aide alimentaire, c’est avant les inscriptions que nous avons décidé du contenu des dossiers qui allaient servir à rassembler les observations. Cet exercice est d’ailleurs renouvelé chaque année pour, sans cesse, améliorer les éléments de connaissance auxquels nous voulons arriver, voire pour remettre en cause certaines d’entre elles.

C’est dire au passage, qu’une observation vivante ne supporte pas les gros systèmes informatiques incapables de s’adapter facilement aux besoins de leurs utilisateurs. Les C.C.A.S. en font aujourd’hui les frais, eux qui sont dans l’impossibilité de faire évoluer leur observation au fur et à mesure des questions qu’ils se posent parce que leur système informatique ne le permet pas.

Construire une interprétation des observations

Des chiffres en soi ne veulent rien dire. C’est d’ailleurs pourquoi on s’en passe le plus souvent. En revanche, ils commencent à devenir intéressants lorsqu’on se pose des questions auxquelles ils sont susceptibles de répondre ou lorsqu’on se laisse interroger par des résultats étonnants.

Donner la parole aux membres et aux usagers

Les chiffres qui ont l’avantage de leur objectivité et leurs interprétations qui ont l’avantage de poser des questions, ne sont pas suffisants pour construire une bonne évaluation. Les points de vue des membres et des usagers de nos organisations sont des matériaux indispensables à la construction d’une bonne évaluation. Encore faut-il qu’ils aient pu construire leur point de vue et qu’ils aient pu le confronter avec les autres. Cela demande du temps et du savoir faire de la part de ces membres et de ces usagers. Autrement dit, cela demande qu’ils aient l’habitude de le faire…

Construire un rapport synthétique

Combien d’assemblées générales épuisent leurs participants par la présentation d’un long rapport d’activité puis d’un rapport moral ? Les acquis et les questions suffiraient amplement à nos capacités de compréhension. Encore faut-il cependant que les détails soient rendus disponibles avant l’exercice de l’assemblée générale à qui désire prendre le temps d’une analyse approfondie de l’évaluation.

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